Meeting. Pochi ma buoni.

Esistono aziende complesse in cui anche decisioni apparentemente semplici richiedono riunioni con un gran numero di partecipanti, spesso per evitare di offendere qualcuno. L’Agile Studio fugge questa mentalità. Alle riunioni partecipano solo le persone essenziali, per il tempo necessario. Se qualcuno ritiene di star perdendo tempo, è libero di alzarsi e uscire dalla sala (o da Google Meet).

Non tutte le riunioni vengono per nuocere. Certe cose, anzi, si affrontano meglio assieme.

• Analizzare e discutere il brief di un nuovo progetto.
• Fare retrospettiva su cosa sta andando bene e cosa si può migliorare.
• Cercare la soluzione ad un problema complesso.

E tante altre occasioni in cui è richiesto un contributo prevalentemente di tipo creativo, nelle quali cioè l’immaginazione è importante per riuscire a risolvere un problema.

Il resto può essere affrontato in maniera asincrona. C’è però un grande fraintendimento a riguardo: quando uno menziona la comunicazione asincrona, pensa subito a software di messaggistica come Slack. Ma attenzione, non è tanto questione di strumento, ma del modo in cui lo usiamo. Comunicare in modo asincrono significa scrivere un messaggio cercando di anticipare tutte le informazioni necessarie per il destinatario. Permettergli di rispondere o agire quando ne avrà modo. Questa è comunicazione asincrona.

La chat istantanea non è comunicazione asincrona. Anzi alcuni strumenti, come Slack, possono spingere verso una comunicazione sincrona, favorendo gli scambi immediati. Questo approccio può funzionare in alcune situazioni, ad esempio quando due persone stanno lavorando simultaneamente sullo stesso problema, ma non è adatto a tutte le situazioni. La comunicazione istantanea promuove il multitasking che, con continui cambi di contesto, comporta un notevole carico cognitivo. Il risultato? Ci vuole molto più tempo per completare le attività.