Lavora su ciò che vendi. Il Capacity Planning.

L’Agile Studio preferisce fare poco, ma con un grande impatto. Non è il tipo di azienda che si riempie di progetti mediocri solo per fare numero. Invece, cerca di instaurare rapporti di collaborazione rilevanti, che possano durare nel tempo.

Per fare un buon lavoro, creare prodotti eccellenti e portare il sorriso sia sul volto del cliente che sul proprio, ci vogliono due cose fondamentali:

1. Mettere al lavoro le persone giuste. Un job title non esaurisce le competenze di un professionista. Ad esempio, nel campo del design ci sono persone esperte nella ricerca, altre più portate per il visual design e altre ancora che eccellono nella progettazione dei processi. Per garantire il successo di un progetto, è essenziale coinvolgere le persone con le competenze e le attitudini più adeguate ad esso.
2. Sapere chi fa cosa e quanto. Il segreto per evitare disastri operativi è pianificare con cura il lavoro delle risorse. In Moze valutiamo attentamente il coinvolgimento di ogni membro del team nei diversi progetti. Questa gestione non deve essere eccessivamente dettagliata (non è necessario pianificare ogni mezz’ora), ma nemmeno troppo generica. Una buona pianificazione permette di avere una visione complessiva sulle attività in corso e su quelle in programma.

Capacity & Resource Planning

La gestione dell’allocazione dei membri del team sui progetti può determinare la differenza tra il successo e l’insuccesso.

Una buona pianificazione delle risorse consente di:

• Prevedere il carico di lavoro futuro, offrendo una chiara visione delle attività previste nei mesi a venire.
• Evitare sovraccarichi, prevenendo situazioni in cui il team è oberato di lavoro, che potrebbero ritardare la conclusione dei progetti.
• Pianificare progetti interni o spingere nuove attività commerciali durante i momenti di calma, sfruttando i periodi in cui il team ha maggiore disponibilità per dedicarsi a proprie iniziative o ad effettuare ricerca per migliorare ulteriormente i propri processi.

All’inizio del proprio percorso, un’agenzia può trovarsi a dover affrontare un carico di lavoro considerevole. I primi passi possono essere difficili, ma è una situazione inevitabile. Tuttavia, sovraccaricare le persone con troppo lavoro può comportare due effetti negativi. Da un lato le persone possono diventare demotivate e lasciare l’azienda, dall’altro la qualità del lavoro può risentirne.

Quando abbiamo iniziato, ci siamo trovati di fronte allo stesso problema. Sapevamo che non potevamo continuare ad accettare ogni progetto che ci capitava. Abbiamo raggiunto rapidamente un punto in cui avevamo più progetti in corso di quanti ne potessimo gestire e, nel frattempo, le nuove richieste si accumulavano senza che potessimo dare una risposta chiara ai nostri potenziali clienti.

La soluzione è stata drastica: abbiamo deciso di smettere di vendere nuovi progetti per un po’ e concentrarci invece su quelli già in corso. Questa decisione, anche se ardita dal punto di vista commerciale, è stata fondamentale. Ci ha permesso di concentrarci sulla chiusura dei progetti esistenti, avendo cura della soddisfazione dei nostri clienti.

Da quel momento abbiamo capito che era cruciale pianificare attentamente le risorse del team per le attività di produzione, un processo chiamato anche Capacity Planning. Abbiamo iniziato a tenere traccia di quale membro del team lavorava su quali progetti, per quanto tempo e con quanta dedizione.

Questa semplice ma efficace pratica, che abbiamo continuamente perfezionato nel corso degli anni, ha cambiato radicalmente la situazione. Siamo finalmente riusciti a prevedere quando avremmo completato i progetti in corso, quando avremmo potuto avviarne di nuovi e quanto ci stavano costando le singole attività.

Come iniziare?

La maniera più facile per iniziare con il Capacity Planning è quella di fare un elenco dei membri del team e segnare su una timeline le date di inizio e fine di ogni progetto su cui ciascuno di loro sta lavorando. Noi abbiamo iniziato con un semplice foglio di Google Sheets.

Nel corso degli anni, però, questo foglio si è allungato e complicato sempre di più, diventando difficile da gestire. Anche se ci sono molte soluzioni software per il Capacity Planning, nessuna sembrava essere così semplice e immediata come avremmo voluto (molti di questi strumenti sono progettati per aziende con processi molto più complessi e strutturati dei nostri).

Dopo un po’ di tempo abbiamo sviluppato Hellotime, un’applicazione web progettata per rendere il Capacity Planning un’esperienza facile e veloce. Hellotime è partito come software ad uso interno, successivamente lo abbiamo aperto anche ad altri. Speriamo che possa aiutare molti team simili a noi a completare i loro progetti in tempo e nel budget stabilito.